Pháp chế · Tuân thủ · Kiểm soát tài chính

Doanh nghiệp không thiếu rủi ro. Điều còn thiếu là người nhìn ra rủi ro đang nằm ở đâu.

Tôi giúp chủ doanh nghiệp tìm ra nơi vận hành đang âm thầm mất thời gian và che khuất vấn đề, rồi xây cơ chế để điều đó không quay trở lại.

Rủi ro trong doanh nghiệp hiếm khi là một sự cố lớn. Nó thường nằm ở những chỗ nhỏ không ai thấy, hoặc không ai thật sự chịu trách nhiệm.

14năm trong các công ty công nghệ và giáo dục
17pháp nhân tại Việt Nam, Singapore, Hồng Kông và Mỹ
~300người trong tập đoàn công nghệ tôi đang phụ trách
12người trong đội pháp chế tôi từng quản lý
Lĩnh vực

Tôi tìm rủi ro ở năm nơi.

01

Con người

Một người nắm mọi thứ, và mọi việc dừng lại khi người đó vắng mặt.

02

Quy trình

Mọi thứ chạy được chỉ vì có một người giỏi âm thầm vá lỗi mỗi ngày.

03

Dữ liệu và hệ thống

Cùng một con số, hai phòng ban gọi hai tên; phần mềm hiểu thành hai thứ khác nhau.

04

Dòng tiền

Các khoản chi lớn không tách bạch giữa người lập và người duyệt.

05

Nghĩa vụ

Thời hạn với cơ quan quản lý, ngân hàng và đối tác, nhưng không có lịch nào theo dõi.

Phương pháp

Năm bước, và không bước nào bắt đầu bằng việc chọn công cụ.

Thường chỉ cần một buổi làm việc với người quản lý, đi qua cách công việc thực sự được ghi nhận, xử lý và bàn giao. Đó là lúc chỗ thất thoát thời gian lộ ra, trước khi ai đó nhắc đến phần mềm hay AI.

  1. Nhìn thấyLàm lộ ra các rủi ro đang ẩn, bằng chính dữ liệu doanh nghiệp đã có.
  2. HiểuTìm nguyên nhân thật phía sau: không có người chịu trách nhiệm, không có quy tắc, hoặc không có thông tin.
  3. Ưu tiênChọn việc cần sửa trước, thay vì sửa mọi thứ cùng lúc.
  4. Xây cơ chếQuy trình, thẩm quyền và kiểm soát vừa với quy mô thực của doanh nghiệp.
  5. Thành thói quenĐể nó tự chạy mỗi ngày mà không cần tôi đứng bên cạnh.
Kinh nghiệm

Ba việc đã làm, kèm bài học.

Số liệu đã được khái quát; không nêu tên công ty hay đối tác. Đây là những việc tôi làm trên cương vị phụ trách pháp chế, tuân thủ và kiểm soát tài chính tại một tập đoàn công nghệ khoảng 300 người, có pháp nhân ở bốn quốc gia.

Câu chuyện 01

Khi tỷ lệ khiếu nại giao dịch chạm ngưỡng cảnh báo của tổ chức thẻ

Bối cảnh
Khiếu nại của người dùng tăng liên tục cho đến khi đối tác thanh toán quốc tế cảnh báo rằng chúng tôi đã vượt ngưỡng. Mỗi phòng ban thấy phần của mình; không ai thấy cả chuỗi.
Rủi ro thật
Không phải gian lận. Một bước trong luồng sản phẩm khiến người dùng hiểu sai thứ họ vừa trả tiền.
Việc tôi làm
Truy nguyên nhân gốc từ dữ liệu khiếu nại, ngồi cùng đội sản phẩm để sửa đúng bước đó, rồi theo dõi hàng tuần để chắc rằng nó không tái diễn.
Kết quả
Số vụ giảm ~90% trong một tháng. Sau đó tôi đàm phán lại cơ cấu phí với chính đối tác đó.
Bài học
Sự cố tuân thủ thường là sự cố sản phẩm trong lớp áo khác. Người làm kiểm soát phải đọc được luồng sản phẩm.
Câu chuyện 02

Khi không ai nói được tiền đã đi đâu suốt 19 tháng

Bối cảnh
Nhiều pháp nhân, nhiều tài khoản ngân hàng, lệnh chi do cùng một người lập và duyệt. Không ai làm sai; cũng không ai kiểm tra.
Rủi ro thật
Một khoản chi nhầm, hoặc một loại phí trung gian tăng dần, có thể không bị phát hiện trong nhiều tháng.
Việc tôi làm
Rà soát 7.400 giao dịch ngân hàng, định lượng từng loại phí, rồi thiết lập quy tắc người lập – người duyệt cho các khoản chi lớn và lịch gửi tiền có nhắc việc.
Kết quả
Phí trung gian được nhìn thấy rõ và được đàm phán lại. Từ đó, mọi khoản chi lớn đều có hai chữ ký.
Bài học
Kiểm soát không cần phần mềm mới. Nó cần một quy tắc nhỏ và một người thật sự đọc.
Câu chuyện 03

Khi nghĩa vụ với bên ngoài có thời hạn nhưng không có lịch

Bối cảnh
Một khoản tài trợ từ quỹ nước ngoài đi kèm nghĩa vụ báo cáo hàng tháng. Song song, một hồ sơ hoàn thuế gián thu ở nước ngoài bị cơ quan thuế chất vấn ba lần.
Rủi ro thật
Lỡ một mốc là mất tiền, mất uy tín với nhà tài trợ, hoặc bị ấn định lại thuế.
Việc tôi làm
Lập lịch nghĩa vụ hàng tháng có nhắc việc tự động, mỗi dòng có một người chịu trách nhiệm đích danh. Với hồ sơ thuế: trả lời từng chất vấn bằng chứng từ, phối hợp cùng các đơn vị tư vấn Big 4.
Kết quả
100% mốc đúng hạn. Hồ sơ hoàn thuế được chấp nhận toàn bộ, không bị ấn định lại, tiền đã về tài khoản.
Bài học
Tuân thủ là một cuốn lịch có người chịu trách nhiệm. Phần còn lại là kỷ luật.
Giới thiệu

Tôi học về rủi ro từ bên trong doanh nghiệp, không phải từ sách vở.

Mười bốn năm trong các công ty công nghệ và giáo dục, phần lớn là tự tay xây dựng và vận hành: quản lý đội pháp chế mười hai người, mở chi nhánh Hà Nội cho một mạng lưới đào tạo quốc tế từ mặt sàn trống đến văn phòng đủ nhân sự, và xây văn phòng miền Bắc cho một công ty giáo dục từ bốn quản lý lên năm mươi người.

Sau đó tôi đi sâu vào tuân thủ và kiểm soát: Quản lý Tuân thủ tại một tập đoàn lớn, đầu mối làm việc với Bộ Công Thương; và hiện phụ trách pháp chế, tuân thủ và kiểm soát tài chính tại một tập đoàn công nghệ khoảng 300 người với mười bảy pháp nhân tại Việt Nam, Singapore, Hồng Kông và Mỹ. Tôi dùng AI trong công việc mỗi ngày, với một nguyên tắc: máy làm trước, người quyết định.

Học vấn: MBA của IAE Paris–Sorbonne theo chương trình CFVG; đang hoàn thành bằng Cử nhân Luật tại Đại học Luật Hà Nội.

Những chỗ tôi còn thiếu. Tôi chưa làm trong bất động sản hay ngân hàng. Điều tôi làm được là nhìn ra nơi vận hành đang rò rỉ và xây cơ chế để bịt lại; đặc thù ngành tôi học từ chính người của anh chị trong những tuần đầu.

Góc nhìn

Những điều tôi vẫn hay nói.

Bài viết ngắn hàng tuần về vận hành, rủi ro và AI. Tiêu đề chính là ý chính.

  • Con người hiểu qua ngữ cảnh. Máy thì không.LinkedIn
  • Hàng rào an toàn tồn tại để bảo vệ con người.LinkedIn
  • Cách tôi dùng AI mỗi ngày: đỏ, vàng, xanh.LinkedIn
  • Trước khi để AI đọc báo cáo tiến độ, hãy cấm cụm từ “đang xử lý”.LinkedIn
  • Kiểm tra visa trước khi mua vé.Facebook

Ngoài công việc chính.

Tôi cũng hỗ trợ cá nhân và doanh nghiệp làm hồ sơ visa du lịch, công tác và thăm thân, phối hợp với một đối tác xử lý chuyên nghiệp. Đây không phải trọng tâm của trang này; nếu cần, anh chị nhắn cho tôi và tôi sẽ trả lời riêng.

Liên hệ

Nếu có một quy trình trong công ty đang làm anh chị đau đầu, hãy gửi tôi một dòng.

“Quy trình đang làm tôi đau đầu nhất lúc này là…”

Dán vào Zalo rồi viết tiếp. Không cần mô tả dài, không cần chuẩn bị.
Zalo 0987 862 235 Mở Zalo
Địa điểm Hà Nội, Việt Nam

Từ một dòng đó, tôi xem vấn đề thực sự nằm ở đâu trước. Sau đó mới bàn có cần làm gì không, và AI có vai trò gì hay không.